Les bonnes questions à se poser avant de louer un photocopieur


High-Tech / jeudi, mars 18th, 2021

Avant de vous lancer dans la location de photocopieur pour votre entreprise, vous devrez avoir une bonne idée où vous mettez les pieds. Dans ce billet, vous allez comprendre comment économiser votre temps, mais surtout votre argent.

Dois-je louer ou acheter un photocopieur ?

Il est logique de louer un copieur si vous êtes sûr que votre entreprise sera en mesure de payer vos frais mensuels pour toute la durée du contrat. Les locations de photocopieurs vous enferment souvent dans un contrat mensuel d’un an, de deux ans ou de trois ans. Pour de nombreuses entreprises, la location de copieurs est un moyen pratique d’économiser des milliers de livres sur le prix d’achat initial et peut vous permettre d’étaler le coût dans le temps. Les accords de service sont une raison importante pour laquelle les clients optent pour la location d’un copieur plutôt que pour l’achat d’une machine, car ils incluent des services d’entretien gratuit et peuvent couvrir les principales pièces qui se cassent avec le temps. Par conséquent, la location de photocopieur a du sens pour les entreprises établies, quelle que soit leur taille.

Dans quelle mesure la location de photocopieur n’est pas adaptée à votre situation ?

Si vous êtes une nouvelle entreprise, un bail de copieur peut ne pas avoir de sens. Gardez à l’esprit que les contrats de location de copieurs peuvent être difficiles à rompre, comme tout autre contrat. De plus, si votre entreprise effectue moins de 700 copies par mois, il peut ne pas être possible de conclure un contrat de location pour un copieur professionnel ou multifonction. Comme alternative, vous pouvez envisager d’acheter un copieur tout-en-un, qui est plus petit, mais peut imprimer, copier, numériser et télécopier comme un copieur multifonction, mais à une vitesse plus lente. Assurez-vous de rechercher un copieur laser tout-en-un plutôt qu’un jet d’encre, car l’encre pour jet d’encre est beaucoup plus chère que le toner laser.

Quelle vitesse d’impression est parfaite pour vous ?

S’il s’agit du premier photocopieur de votre bureau, vous n’aurez peut-être pas besoin d’un copieur qui imprime plus de 30 pages par minute. N’oubliez pas que 30 pages par minute signifie que vous recevez 1 page toutes les 2 secondes. Pensez également à ce que votre personnel imprime le plus souvent. S’il s’agit principalement de courriels ou de courtes pages de contrat, un copieur multifonction de 30 ppm conviendrait.

Si vous avez besoin d’imprimer régulièrement des présentations pour des réunions ou de vous fier à un système de classement papier, optez pour un copieur multifonction de milieu de gamme qui imprime à une vitesse d’environ 45 ppm ou plus.

Quel photocopieur choisir : jet d’encre, laser ou numérique ?

Les copieurs à jet d’encre sont les moins rentables, car les encres sont plus chères que les toners laser. De plus, les photocopieurs à jet d’encre ont une capacité inférieure, ce qui signifie que vous devrez remplacer l’encre plus souvent. Ils impriment également à des vitesses plus lentes que les photocopieurs laser ou numériques. Donc, dans l’ensemble, les imprimantes à jet d’encre peuvent sembler judicieuses pour les clients en raison de leur faible coût initial, mais elles n’ont vraiment pas de sens économique pour une entreprise.

Les copieurs laser sont une option plus populaire auprès des entreprises, car ils impriment plus rapidement et le toner coûte moins cher par page que l’encre réelle. Ils produisent également des documents de meilleure qualité.

La majorité des copieurs laser professionnels d’aujourd’hui sont des copieurs numériques. Ces copieurs incluent généralement un scanner interne, ce qui signifie que l’appareil peut numériser et stocker des documents. Cette installation est un must dans la plupart des bureaux en raison de la possibilité d’envoyer des documents/contrats sous forme de pièces jointes à un e-mail ou de stocker des contrats sur un réseau pour une tenue de registres en toute sécurité.